Manter-se competitivo e atingir níveis de lucratividade que sejam satisfatórios é um desafio constante na vida do empreendedor, e isso vai além de oferecer um bom produto ou serviço, exige a adoção de práticas que propiciem um diferencial para a empresa.
Aumentar a eficiência, ganhar produtividade, garantir a qualidade, reduzir custos, adaptar-se às novas necessidades de mercado, esses são apenas alguns exemplos de estratégias necessárias para uma empresa se manter competitiva em relação aos seus concorrentes.
Diante disso, a gestão de processos tem se tornado uma grande aliada para o alcance dos objetivos estratégicos da empresa.
Entendendo a Gestão de Processos: Um processo é um conjunto de atividades para produzir um produto ou serviço, e absolutamente todas as áreas de uma empresa dependem de processos para seu funcionamento, desde as áreas administrativas, até os setores produtivos. A execução de atividades desestruturadas impactam significativamente no desempenho da empresa, onerando custos, gerando retrabalho, desperdícios e insatisfação de clientes.
Dicas para estruturação e otimização dos processos:
Fazer um diagnóstico: Em primeiro lugar é necessário entender qual é a situação atual da empresa e em quais áreas estão os pontos críticos que precisam ser melhorados.
Mapear processos: Identificar o passo a passo de como as atividades são executadas, isso permitirá uma análise crítica dos gargalos, retrabalhos, ineficiências, e também as atividades que agregam e geram valor para seus clientes. A partir disso, pontuar as melhorias que poderão ser realizadas para potencializar a eficácia do processo, bem como a eliminação de atividades que não agregam valor ao negócio.
Padronizar: Após os processos estarem mapeados e serem identificadas as melhorias necessárias, isso deve ser padronizado e replicado a todos os envolvidos.
Automatizar os processos: Utilizar ferramentas que reduzem o trabalho manual reflete diretamente na produtividade e qualidade da operação, atualmente contamos com excelentes opções de softwares no mercado, os principais são:
ERP: Proporciona integrar os dados de toda a operação da empresa, proporcionando agilidade, precisão e segurança das informações, e controle sobre as operações da empresa.
CRM: Contribui para a estruturação do processo de vendas, melhora a comunicação e o relacionamento da equipe comercial com o cliente.
BI: Otimiza o processo de planejamento e tomada de decisões através da consolidação de informações e indicadores.
Preparar a equipe: Investir em treinamentos, capacitação e engajamento das pessoas envolvidas no processo é essencial para garantir que os processos sejam cumpridos.
Monitorar e atualizar: Acompanhar o cumprimento dos processos e medir a eficiência para garantir melhoria contínua, além de manter os processos alinhados com as estratégias da empresa.
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